تلفن گویا چیست و راه اندازی تلفن گویا چه مزایایی دارد ؟
تلفن گویا چیست؟
در اینجا قصد داریم شما را با تلفن گویا ( IVR ) ، نحوه راه اندازی تلفن گویا و مزایای آن برای کسب و کارها آشنا کنیم. تلفن گویا یکی از کاربردی ترین امکانات و قابلیت های سیستم تلفنی ویپ بوده که مهمترین زیر سیستم های آن اپراتوری خودکار و اطلاع رسانی هوشمند است. سامانه تلفن گویا ارتباط مخاطبین و مشتریان شما را با سازمانتان 24 ساعته خواهد کرد.
اپراتوری خودکار تلفن گویا :
به کمک اپراتوری خودکار، کلیه تماس های ورودی سازمان مدیریت شده و تماس های ورودی با توجه به درخواست تماس گیرنده و تنها با فشردن یک عدد بر روی گوشی تلفن، به داخلی مورد نظر متصل و هدایت می شود. برای مثال برای واحد های مختلف نظیر فروش و بازایابی، فنی و پشتیبانی و مالی و حسابداری شماره ای را در تلفن گویا در نظر می گیرید تا تماس گیرندگان با فشردن آن بتوانند به واحد مورد نظر خود وصل شوند.
اطلاع رسانی خودکار با راه اندازی تلفن گویا :
به واسطه اطلاع رسانی هوشمند اطلاعاتی نظیر ساعات کاری مجموعه، زمان استراحت کارمندان، آدرس و غیره به صورت ۲۴ ساعته در اختیار مخاطبین قرار خواهد گرفت. امروزه کمتر شرکت و سازمانی را پیدا می کنید که از راه اندازی تلفن گویا چشم پوشی کند.
سیستم تلفن گویا ارتباط مشتریان با مجموعه شما را به 24 ساعته خواهد کرد. در طول ساعات کاری به راحتی و با کمترین زمان به واحد مورد نظر در سازمان هدایت می شوند و در زمان های دیگر با شماره گیری تلفن شرکت شما، از خدماتی که برای آنها بر روی سامانه تلفن گویا در نظر گرفته اید بهره مند شوند. خدماتی نظیر اعلان ساعات کاری ، دریافت انتقادات و پیشنهادات ، ارسال فکس و غیره
نحوه راه اندازی تلفن گویا :
برای راه اندازی سیستم تلفن گویا به یک مرکز تلفن ویپ نیاز دارید. سیستم تلفنی ویپ وظیفه مدیریت تماس های ورودی، خروجی و داخلی سازمان شما را بر عهده دارد. این سیستم تلفنی قدرتمند به طرق مختلف به صورت سخت افزاری و نرم افزاری امکان پیاده سازی دارد. مرکز تلفن VOIP علاوه بر تلفن گویا امکانات و قابلیت های بسایر زیاد و کاربردی از جمله صف انتظار تماس، صندوق صوتی، ارائه گزارشات تماس تلفنی، ضبط مکالمات تلفنی، کنفرانس های صوتی و تصویری، برقراری ارتباط داخلی تلفنی میان دفاتر مختلف سازمان، امکان ایجاد داخلی روی تلفن همراه و ده ها قابلیت دیگر را در اختیار شما و سازمانتان قرار می دهد. برای پیاده سازی سیستم تلفنی ویپ باید تعداد کارمندانی که نیازمند داخلی تلفنی هستند را مشخص کنید، سپس تعداد و نوع خطوط تلفنی سازمان را تعیین کنید و با در نشر گرفتن نیازهای خود از سیستم تلفنی ویپ برای راه اندازی این سیستم اقدام کنید. ( ما آمادگی داریم با ارائه مشاوره های رایگان، شما را در پیاده سازی یک سیستم تلفنی ویپ قدرتمند و به طبع راه اندازی تلفن گویا راهنمایی کنیم )
مزایای راه اندازی تلفن گویا :
در صورتی که در کسب و کار خود دارای دفاتر و شعب گوناگون در نقاط جغرافیایی مختلف هستید، می توانید با راه اندازی تلفن گویا مخاطبین خود را به سوی شعب مورد نظر مشتری هدایت کنید. به عنوان مثال یه فروشگاه که دارای چندین شعبه در نقاط جغرافیایی مختلف است می تواند یک شماره تلفن را به مشتریان خود اعلام کرده و مشتریان به محض تماس با این شماره و شنیدن منوی صوتی تلفن گویا، داخلی فروشگاه مورد نظر خود را وارد کنند و مرکز تلفن ویپ نیز آنها را به شعب منتخب متصل کند.
از دست نرفتن تماس های بعد از ساعت کاری با راه اندازی تلفن گویا :
یکی دیگر از مزایای راه اندازی تلفن گویا امکان هدایت مشتریان پس از تماس با مجموعه به شماره تلفن همراه یا تلفن ثابت در محلی دیگر، تنها با فشردن یک عدد می باشد. به کمک این قابلیت در صورتی که در مجموعه نباشید و یا ساعات کاری مجموعه به اتمام رسیده باشد و مخاطبین با شماره شما تماس بگیرند از طریق تلفن گویا و با وارد کردن عددی که برای این موضوع در نظر گرفته اید و در تلفن گویا نیز برای آنها پخش می شود، به شماره ای که مشخص کرده اید وصل خواهند شد.
راه اندازی تلفن گویا زمینه ای را برای شما فراهم می سازد تا ساعات کاری، زمان استراحت و روزهای تعطیل مجموعه خود را تعیین کنید تا در صورتی که مشتریان و مخاطبین در این ساعات با مجموعه شما تماس میگیرند، پیغام مورد نظر شما برای آنها پخش گردد یا همانطور که در بالا توضیح دادیم به یک شماره ای که مشخص کرده اید وصل شوند.
مزیت راه اندازی تلفن گویا برای هلدینگ ها :
شرکت هایی که به صورت هلدینگ فعالیت می کنند با راه اندازی سیستم تلفنی ویپ می توانند چندین تلفن گویا مجزا نصب کرده و به شرکت های زیر مجموعه خود اختصاص دهند. این بدان معناست که فقط با پیاده سازی یک مرکز تلفن ویپ، تمام زیر مجموعه های سازمان می توانند برای مدیریت تماس های تلفنی خود از آن بهره مند شوند و در هزینه های خود صرفه چویی کنند.
به طور مثال شرکتی دارای 5 زیر مجموعه بوده که زیرمجموعه ها یا در یک ساختمان و یا در نقاط جغرافیایی مختلف اسکان دارند. این شرکت یک خط سیپ ترانک 8 رقمی خریداری کرده و زیرشماره هایی از این خط تلفن را به مجموعه های مختلف خود اختصاص داده است. با پیاده سازی سیستم تلفنی ویپ و راه اندازی تلفن گویا به راحتی می تواند 5 تلفن گویا با منوی صوتی کاملا مجزا ایجاد کرده و به زیر مجموعه های مختلف خود اختصاص دهد.
کاهش هزینه های سازمانی با راه اندازی تلفن گویا :
امروزه یکی از مهمترین اهداف و دغدغه های شرکت ها و کسب وکارها، کاهش هزینه های سازمانی و استفاده بهینه از زمان کاری کارمندان است. راه اندازی تلفن گویا سازمان ها را در بکارگیری نیروهای انسانی برای کارهای مهمتر و تخصصی تر به جای پاسخگویی تمام وقت به تماس های تلفنی ورودی یاری می کند. به طور مثال با راه اندازی تلفن گویا منشی شرکت ها دیگر وقت خود را صرف پاسخگویی به تماس های تلفنی نکرده، بنابراین زمان آزادتری خواهد داشت و با صلاحدید مدیر شرکت می تواند در امور فروش و رضایتمندی مشتریان به واحد های فروش، بازاریابی و روابط عمومی کمک کند.
افزایش رضایتمندی مشتریان با راه اندازی تلفن گویا :
رضایتمندی مشتریان همواره در الویت مدیران کسب و کارهای گوناگون قرار داشته است. مدیران سازمان ها به خوبی درک کرده اند که بهترین شیوه تبلیغاتی، تبلیغات دهان به دهان بوده و این موضوع فقط با جلب رضایت مشتریان از خدمات و محصولات سازمان امکان پذیر است. راه اندازی تلفن گویا یکی از روش های جلب رضایتمندی مشتریان بوده که به واسطه آن مشتریان به راحتی با بخش های مختلف سازمان ارتباط برقرار کرده و با قابلیت نظرسنجی پس از تماس، به نحوه پاسخگویی پرسنل یک سازمان امتیاز می دهند.
ثبت درخواست و پیگیری با راه اندازی تلفن گویا :
یکی از قابلیت هایی که با راه اندازی تلفن گویا امکان پیاده سازی دارد، دریافت درخواست های تماس گیرندگان به صورتی یک پیام صوتی و ارائه کد پیگیری به آنها جهت دریاقت پاسخ می باشد. از این سامانه با نام تیکتینگ تلفنی هم یاد می شود. اجازه دهید با یک مثال برای ما توضیح دهیم. سازمانی در نظر دارد به سوالا ت مخاطبین خود در مورد یک برنامه را دریافت کند و با سوالات آنها پاسخ دهد. این طرح را با تلفن گویای سازمان خود می تواند انجام دهد. مخاطب با شماره های سازمان تماس می گیرد، سوالات خود را در مورد یک برنامه خاص مطرح می کند، سیستم تلفنی به او یه کد پیگیری اعلام میکند و از او میخواهد که 24 ساعت بعد برای دریافت پاسخ مجدد تماس بگیرد . در مرحله بعد اپراتورهای داخل سازمان این پیام صوتی را گوش می کنند. از طریق یک میکروفون پاسخ را به صورت صوتی ضبط می کنند و بر روی سیستم تلفنی قرار می دهند. مخاطب با گذشت 24 ساعت مجدد با شماره تلفن سازمان تماس میگیرد. در سیستم تلفن گویا کد پیگیری را وارد می کند و تلفن گویا ( IVR ) پاسخ را برای او پخش می کند.
نحوه خرید تلفن گویا :
برای خرید تلفن گویا پیشنهاد می کنیم یک سیستم تلفنی ویپ خریداری کنید که تلفن گویا یکی از ده ها قابلیت پر شمار این سیستم تلفنی است. راه اندازی تلفن گویا در سیستم تلفنی ویپ به هیچ گونه سخت افزاری نیاز نداشته و تمام امکانات به صورتی نرم افزاری تنظیم و راه اندازی می شوند. سیتم تلفنی VOIP به شما اجازه می دهد به هر تعداد که نیاز دارید تلفن گوی ایجاد کنید و به واحدهای مختلف سازمانی و زیر مجموعه های سازمان اختصاص دهید.
راه اندازی نوبت دهی تلفنی با نصب تلفن گویا :
یکی دیگر از قابلیت های جذاب که بر روی سیستم تلفن گویا می توانید از آن استفاده کنید نوبت دهی تلفنی است. بیمارستان ها، مراکز مشاوره و مطب ها با این قابلیت می توانند نوبت دهی کنند تا مشتریان با هر طیف سنی که هستند به راحتی بتوانند با این سامانه کار کرده و نوبت خود را دریافت کنند. با پیشرفت تکنولوژی و پدید آمدن نوبت دهی های آنلاین از روی وب سایت ها و اپلیکیشن ها شاید نوبت دهی تلفنی با استقبال کمتری مواجه باشد، اما مزیت نوبت دهی تلفنی سهولت در استفاده از آن برای تمام اقشار مردم با هر سن و با هر سطح سوادی می باشد.
راه اندازی سامانه انتقادات و پیشنهادات با تلفن گویا :
با نصب و راه اندازی تلفن گویا به راحتی می توانید یک صندوق انتقادات و پیشنهادات نیز ایجاد کنید تا مشتریان و مخاطبین شما نظرات، انتقادات و پیشنهادات خو را از این طریق به گوش شما برسانند. برای انجام این کار کافیست یک عدد را در سامانه تلفن گویا به صندوق انتقادات و پیشنهادات اختصاص دهید تا مخاطبین با فشردن این عدد بتوانند پیام خود را برای شما بگذارند.
کاربرد تلفن گویا برای مشاغل سیار :
شاید برای صاحبین مشاغل سیار کمی عجیب باشد. اما آنها نیز می توانند تلفن گویا داشته باشند تا مشتریانشان پس از تماس با آنها با تلفن گویا مواجه شده و سیستم تلفن گویا آنها را راهنمایی کند. یکی از خدمات سیستم تلفنی ویپ امکان انتقال تماس ها از تلفن گویا به یک شماره تعریف شده است. بنابراین با نصب سیستم تلفنی ویپ و راه اندازی تلفن گویا به محض اینکه مشتری از روی تلفن گویا، ارتباط با واحد فروش را انتخاب می کند، تماس بر روی شماره تلفن همراه یا شماره داخلی تلفنی که بر روی سافت فون نصب شده روی موبایل او قرار دارد منتقل می شود. سیستم تلفنی نیز می تواند در منزل او نصب شده باشد.
5 نکته مهم در خصوص ساخت منوی تلفن گویا :
1- متن تلفن گویا ( IVR ) باید کوتاه ، کامل ، واضح و شفاف باشد. صوت تلفن گویا را با لحنی مناسب و با کیفیت بالا ضبط کنید. از قرار دادن منوهای طولانی که از حوصله مخاطب خارج باشد خودداری کنید. صدای منوی صوتی تلفن گویا باید دلنشین و مورد پسند مخاطب باشد. در عین حال که منو باید شمرده و قابل فهم برای تماس گیرنده باشد، از طولانی شدن و تعلل زیاد خوداری کنید.
2- ترتیب واحد ها را در تعریف منو اعلامی در تلفن گویا رعایت کنید. گزینه های ابتدایی را به واحدهایی اختصاص دهید که از محبوبیت بیشتری برخوردار بوده و بیشترین تماس ها را به خود اختصاص می دهند. در هر شرکت و سازمانی معمولا مخاطبین با یک واحد بیشترکار دارند و ان موضوع را مدیران آن سازمان نیز با بررسی متوجه خواهند شد. بنابراین در منوی تلفن گویا گزینه های اول را به همین واحد ها اختصاص دهید تا مشتریان و مخاطبین به راحتی بتوانند با این واحدها ارتباط برقرار کنند و در منوی تلفن گویا وقت ان ها تلف نشود.
3- تفکیک بیش از حد واحدها در منو تلفن گویا سردرگمی و نارضایتی مشتریان را به دنبال خواهد داشت. از بخش بندی زیاد خودداری کنید. برخی از سازمان ها تلفن گویا را بسیار پیچیده و تو در تو پیاده سازی می کنند. هنگام راه اندازی تلفن گویا باید سهولت در برقراری ارتباط را لحاظ کنید و در ساده ترین حالت تماس گیرنده را راهنمایی کنید.
4- تماس گیرندگان را مجبور به انتخاب گزینه های منو نکنید. رضایتمندی مشتریان از ههمترین دلایل راه اندازی تلفن گویاست. به مخاطبین اجازه برقراری ارتباط با اپراتور را بدهید. یکی از اشتباهاتی که بسیاری از کسب و کارها به هنگام راه اندازی تلفن گویا انجام می دهند انتخاب را محدود به منوهای تلفن گویا می کنند. بنابراین در صورت که تماس گیرنده به نتیجه نرسید در بهترین حالت ممکن با یک واحد اشتباهی ارتباط می گیرد که این موضوع باعث کاهش راندمان کاری سازمان شده و در بدترین حالت موجب نارضایتی مخاطبین شده و چه بسا سازمان مشتری را از دست خواهد داد. بنابراین حتما گزینه ارتباط با اپراتور را در سیستم تلفن گویا لحاظ کنید تا تماس گیرنده بتواند با او ارتباط برقرار کند.
5- مشتریان بعضا در انتخاب واحد مورد نظر خود در تلفن گویا دچار اشتباه می شوند. امکان بازگشت به منوی اصلی را برای مخاطبین فراهم کنید. حتما اجازه دهید تماس گیرنگان بتوانند به منوهای قبلی بازگشت داشته باشند تا در صورتی که اشتباها منو را انتخاب کردند مجبور به تمس مجدد نشوند.
کاربرد تلفن گویا برای شرکت ها و سازمان ها :
شرکت ها و سازمان نیاز مبرم به راه اندازی تلفن گویا دارند. این مجموعه ها که اغلب دارای واحد های مختلفی از جمله واحد فروش، بازاریابی، فنی و پشتیبانی، مالی و حسابداری، مدیریت، خدمات پس از فروش و روابط عمومی هستند اگر یک منشی برای جواب گویی به تماس های تلفن استخدام کنند علاوه بر هزینه های که برای استخدام منشی متحمل می شوند، مسلما منشی به تنهای پاسخگوی تماس های تلفنی نبوده و رضایتمندی مشتریان جلب نخواهد شد. بسیاری از سازمان ها روزانه فکس دریافتی بسیاری دارند و منشی باید دائما فکس را برای دریافت اماده کند. در صورتی که با اختصاص یک عدد در منوی تلفن گویا به فکس مشتریان به راحتی می توانند فکس ارسال کنند و وقت منشی برای این کار بیهوده تلف نشود.
کاربرد تلفن گویا برای بیمارستان ها :
بیمارستان ها از جمله مراکزی هستند که با راه اندازی تلفن گویا می توانند خدمات مفیدی را در اختیار تماس گیرندگان و مخاطبین خود قرار دهند. اپراتوری خودکار به راحتی تماس گیرندکان را به بخش های مختلف بیمارستان وصل کرده و اطلاع رسانی خودکار تلفن گویا می تواند بسیاری از اطلاعات مفید پزشکی را به گوش مخاطبین برساند. علاوه بر این موارد نوبت دهی تلفنی می تواند به راحتی به مخاطبین با هر طیف سنی که هستند در هر ساعت از شبانه روز امکان دریافت نوبت دهد. مخاطبین بیمارستان ها از تمام طیف های سنی و با سطوح سواد مختلف هستند. امروزه اکثر افراد به راحتی می توانند با تلفن کار کنند. بنابراین تلفن گویا می تواند گزینه مناسبی برای راهنمایی تمام افرادی باشد که با بیمارستان کار دارند.
هزینه راه اندازی تلفن گویا :
همانطور که اشاره کردیم تلفن گویا یکی از ده ها قابلیت سیستم تلفنی ویپ است. بنابراین برای راه اندازی تلفن گویا باید یک سیستم تلفنی فنی پیاده سازی کنید سپس از این قابلیت در کنار سایر قابلیت های آن استفاده کنید. هزینه را اندازی سیستم تلفنی ویپ نیز با توجه به نیازهای شما و زیرساخت های سخت افزاری و نرم افزای مجموعه شما برآورد می شود. بنابراین برای برآورد قیمت تلفن گویا باید با یک مشاور VOIP صحبت کنید و از او مشاوره بگیرید تا شما را راهنمایی کند.
صف انتظار در تلفن گویا :
یکی از قابلیت هایی که در سامانه تلفن گویا بسیار مهم و امروزه پرکاربرد است صف انتظار مکالمه می باشد. صف نتظار مکالمه زمانی کابرد دارد که تعداد تماس گیرندگان از تعداد اپراتورهای پاسخگو بیشتر باشد. در این شرایط صف انتظار افراد را تا زمانی که یک اپراتور اماده پاسخگویی شود در صف قرار می دهد. در صف انتظار می توانید برای تماس گیرندگان موسیقی و یا پیام های تبلیغاتی پخش کنید. با این قابلیت هم رضایتمندی مشتری را جلب می کنید و هم مشتری خود را حفظ کرده اید.
آموزش راه اندازی تلفن گویا :
اگر شما هم علاقه دارید دوره آموزش راه اندازی تلفن گویا را سپری کنید پیشنهاد می کنیم در کلاس های آموزش VOIP ویپ دان شرکت کنید. در این دوره با سیستم تلفنی ویپ و نحوه پیاده سازی آن آشنا خوهید شد. تلفن گویا یکی از قابلیت های مرکز تلفن ویپ است و با یادگیری راه اندازی سیستم تلفنی ویپ می توانید از این قابلیت در کنار دیگر امکانات سیستم تلفنی ویپ استفاده کنید.
ضبط مکالمات تلفنی در تلفن گویا :
در تلفن گویا می توانید مکالمات خود را تماس گیرندگان را ضبط کنید. شما می توانید از لحظه وصل شدن مخاطبین به تلفن گویا تا پایان مکالمه آنها با اپراتورها صدای آنها را ضبط کنید. اما باید این نکته مهم را رعایت کنید که در صورتی که قصد دارید ضبط مکالمات تلفنی داشته باشید این موضوع را از طریق سامانه تلفن گویا به اطلاع مخاطبین برسانید.
راه اندازی تلفن گویا سانترال پاناسونیک :
این روش برای راه اندازی تلفن گویا کاملا منسوخ شده است. تلفن گویا سانترال پاناسونیک قدیمی و با امکانات محدود بوده که برای راه اندازی به سخت افزار نیاز دارند. تلفن گویا پاناسونیک انعطاف پذیر نبوده و فقط اپراتوری خودکار و اطلاع رسانی را انجام می دهد. امروزه سیستم تلفنی ویپ با قابلیت های پرشمار جایگزین سانترال های آنالوگ شده اند. سیستم تلفنی ویپ امکانات بسیار زیادی دارد که کی تواند موجبات پیشرفت و توسعه کسب و کار شما را فراهم کند. تلفن گویا یکی از ده ها قابلیت مرکز تلفن ویپ است.
راه اندازی تلفن گویا با کامپیوتر :
راه اندازی تلفن گویا با سیستم تلفنی ویپ به یک سرور و یا کیس کامپیوتری نیاز دارد. بدون نرم افزار مرکز تلفن ویپ و فقط با یک کامپیوتر نمی توانید سیستم تلفنی گویا راه اندازی کنید. سیستم تلفنی ویپ بر روی سرور کامپیوتری نصب شده و خطوط تلفنی شما از طریق سخت افزارهای گوناگون متناسب با نوع خط به سیستم تلفنی ویپ متصل می شوند. سپس تنظیمات مربوط به تلفن گویا ( IVR ) انجام شده و سامانه تلفن گویا راه اندازی می شود.
اگر شما هم قصد نصب تلفن گویا دارید ما در ویپ دان با افتخار آمادگی داریم با ارائه مشاره های رایگان شما را یاری نماییم. با ما در ارتباط باشید.
امیدواریم مطالب این مقاله از مقالات ویپ ( VOIP ) سایت ویپ دان مورد توجه شما قرار گرفته باشه. جهت مشاهده و مطالعه سایر مقالات ما به بخش مقالات در منوی سایت مراجعه فرمایید.❤️❤️
