تلفن گویا که با نام IVR نیز شناخته می شود یکی از قابلیت های مهم و پرکاربرد سیستم تلفنی ویپ است. سیستم تلفنی ویپ نسل جدید سانترال های تلفنی است که با قابلیت ها و امکانات منحصر به فرد خود جایگزینی قدرتمند برای سانترال های آنالوگ به شمار می رود. مرکز تلفن VOIP با قابلیت های کاربردی خود موجبات توسعه و پیشرفت شرکت ها و کسب و کارها را فراهم می کند. کیفیت مکالمات نیز در مرکز تلفن ویپ به مراتب از سانترال های آنالوگ بیشتر است. در اینجا قصد داریم شما را با یکی از پرکاربرد ترین قابلیت های سیستم تلفنی VOIP آشنا کنیم

مزایای تلفن گویا :

اپراتوری خودکار و اطلاع رسانی هوشمند دو زیر مجموعه مهم تلفن گویا هستند. این دو قابلیت کاربرد بسیار مهمی در مدیریت تماس های ورودی یک سازمان دارند که هم برای سازمان ها و هم برای مشتریان آنها بسیار مفید و کاربردی است.

اطلاع رسانی هوشمند به سازمان ها کمک می کند تا یک پیام صوتی را به صورت خودکار و هوشمند برای تماس گیرندگان پخش کنند. این پیام می تواند دربرگیرنده آدرس شرکت، شماره حساب های سازمان، ساعات کاری و یا یک پیام تبلیغاتی باشد. اپراتوری خودکار نیز به صورت هوشمند تماس گیرندگان را به واحدهای مورد نظر هدایت می کند. با این قابلیت میزان فعالیت منشی برای پاسخ دهی به تماس های ورودی کاهش پیدا کرده و تماس گیرندگان نیز سریعتر و آسان تر به واحد های مورد نظر خود وصل می شوند. انصب تلفن گویا در کاهش هزینه های نیروی انسانی بسیار تاثیرگذار است.

در مرکز تلفن VOIP امکان راه اندازی تلفن گویا ( IVR ) به تعداد دلخواه وجود دارد. یعنی شما در صورتی که چندین خط تلفنی داشته باشید و برای هر خط تلفنی خود قصد راه اندازی تلفن گویا مجزا داشته باشید امکان پذیر است. تمام این تلفن های گویا از طریق یک سیستم تلفنی مدیریت می شوند اما پیام های صوتی مجزا برای تماس گیرندگان پخش خواهد شد. به طور مثال سازمان هایی که چندین زیر مجموعه دارند می توانند با راه اندازی یک سیستم تلفنی ویپ برای تمام زیرمجموعه خود تلفن گویا مجزا داشته باشند تا تماس گیرندگان بتوانند مستقیما با مجموعه مورد نظر خود ارتباط برقرار کنند.

از دیگر مزایای راه اندازی تلفن گویا با سیستم تلفنی ویپ امکان به روز رسانی فایل صوتی بدون نیاز به تخصص و کارهای پیچیده است. در هر زمان که قصد تغییر فایل صوتی تلفن گویا را داشته باشید به راحتی می توانید قایل صوتی جدید را جایگزین کنید. تلفن گویا به شما امکان زمان بندی می دهد. این بدان معناست که در ساعات مختلف تلفن گویا مختلفی داشته باشید. به صور مثال در طول ساعات کاری سازمان تلفن گویا مخاطبین را به واحدهای موردنظرشان وصل کند و در ساعات غیر اداری یک فایل صوتی برای تماس گیرندگان پخش شود و پایان ساعات کاری را به آنها اعلام کند.

در تلفن گویای سیستم تلفنی ویپ امکان هدایت مخاطبین به شماره تلفن همراه و یا شماره ای غیر از شماره های سازمان وجود دارد. تماس گیرندگان با انتخاب دکمه ای بر روی تلفن گویا به شماره ای دیگر هدایت می شوند. این قابلیت برای ساعات غیر اداری بسیار پر کاربرد است. با این امکان مشتریان در ساعات خارج از ساعات کاری سازمان نیز می توانند با سازمان ارتباط برقرار کرده و شخصی پاسخگوی درخواست و سوالات آنها باشد.

نکات مهم در خصوص راه اندازی تلفن گویا :

تلفن گویا ، صدای شما به هنگام اولین تماس مشتریان با مجموعه شماست. نصب تلفن گویا میتواند زمینه را برای رضایتمندی مشتریان فراهم سازد. بنابراین کیفیت صوت ، متن و ترتیب واحد ها و بخش ها به هنگام ساخت منو در تلفن گویا از اهمیت ویژه ای برخوردار است. توجه به 5 نکته از اهمیت بالایی در راه اندازی تلفن گویا برخوردار است

1- متن تلفن گویا باید کوتاه و کامل بوه و کاملا واضح و شفاف باشد. پیشنهاد می کنیم صوت تلفن گویا را بالحنی مناسب و با کیفیت بالا ضبط کنید تا تماس گیرندگان با شنیدن آن احساس مطلوبی نسبت به سازمان و خدمات آن پیدا کنند.

2- رعایت ترتیب واحد ها را در تعریف منو اعلامی در تلفن گویا بسیار مهم است. گزینه های ابتدایی را به واحدهایی اختصاص دهید که از محبوبیت بیشتری برخوردار بوده و بیشترین تماس ها را به خود اختصاص می دهند و در ادامه سایر واحدهای سازمانی را معرفی کنید.

3- تفکیک بیش از حد واحدها در منو سردرگمی و نارضایتی مشتریان را به دنبال خواهد داشت. از بخش بندی زیاد خودداری کنید و به صورت مختصر اما مفید و قابل درک برای تماس گیرندگان تعریف کنید.

4- تماس گیرندگان را مجبور به انتخاب گزینه های منو نکنید. رضایتمندی مشتریان از مههمترین دلایل راه اندازی تلفن گویاست. به مخاطبین اجازه برقراری ارتباط با اپراتور را بدهید تا در صورتی که قادر به تماس با واحدهای مورد نظر خود نیستند بتوانند با منشی صحبت کنند.

5- مشتریان بعضا در انتخاب واحد مورد نظر خود در تلفن گویا دچار اشتباه می شوند. امکان بازگشت به منوی اصلی را برای مخاطبین فراهم کنید

برای آشنایی با سایر امکانات و قابلیت های سیستم تلفنی ویپ و آشنایی با هزینه و نحوه راه اندازی مرکز تلفن VOIP اینجا کلیک کنید