صف انتظار مکالمه یا صف انتظار تماس که با نام Queue Call نیز شناخته می شود از مهمترین قابلیت های سیستم تلفنی ویپ است. قابلیتی کاربردی برای سازمان ها و کسب و کارهایی که تعداد تماس های همزمانی بسیار بالایی دارند اما تعداد اپراتورهای پاسخگو به تعداد مورد نیاز ندارند. صف انتظار مکالمه به سازمان ها کمک می کند تا مشتریام خود را حف کرده و رضایت آنها را جلب کنند.

سیستم تلفنی ویپ چیست ؟

تکنولوژی VOIP به معنای انتقال صدا بر بستر شبکه است. این فناوری سبب پیدایش سیستم تلفنی ویپ شد. به صور خلاصه سیستم تلفنی ویپ نسل جدید سانترال های تلفنی است که با قابلیت ها و امکانات منحصر به فرد خود جایگزینی قدرتمند برای سانترال های آنالوگ به شمار می رود. مرکز تلفن VOIP با قابلیت های کاربردی خود موجبات توسعه و پیشرفت شرکت ها و کسب و کارها را فراهم می کند. کیفیت مکالمات نیز در مرکز تلفن ویپ به مراتب از سانترال های آنالوگ بیشتر است. در اینجا قصد داریم شما را با صف انتظار مکالمه که یکی از پرکاربرد ترین قابلیت های سیستم تلفنی VOIP بیشتر آشنا کنیم.

مزایای صف انتظار مکالمه :

همانطور که اشاره کردیم صف انتظار مکالمه زمانی کاربرد دارد که تعداد تماس های ورودی یک سازمان بیشتر از تعداد اپراتورهای پاسخگو به تماس های تلفنی باشد. در حالت عادی و در صورت نبودن صف انتظار مکالمه، تماس گیرندگان با بوق اشغالی مواجه  می شوند. حال در صورتی که تعداد تماس های ورودی بسیار زیاد باشد، میزان نارضایتی ها از سازمان نیز بیشتر خواهد شد. از طرفی کسب و کارها با این شرایط تعداد زیادی از مشتریان خود را از دست خواهند داد و در بلند مدت و حتی کوتاه مدت متحمل ضرری سنگین خواهند شد. هزینه ها و کمبود فضای کاری مناسب نیز دست سازمان ها را برای افزایش کارمندان و اپراتورها بسته است. جلوگیری از نارضایتی مشتریان و همچنین تلاش برای حفظ آنها به هنگام تماس تلفنی با قابلیت صف انتظار تماس امکان پذیر خواهد بود.

صف انتظار مکالمه، تماس گیرندگان را در صف انتظار قرار داده و تا آزاد شدن تلفن یک اپراتور آنها را در صف حفظ خواهد کرده و به محض آزاد شدن یک اپراتور تماس را به وی هدایت می کند. احتمالا با جمله « شما اولین نفر در صف انتظار هستید لطفا منتظر بمانید » آشنایی دارید. این جمله در صف انظار مکالمه برای شما پخش می شود. دقیقا زمانی که تمام اپراتورها مشغول بوده و شما در انتظار پایان مکالمه یکی از آنها هستید.

در صف انتظار تماس می توانید برای تماس گیرندگان، موسیقی و یا یک پیام از پیش ضبط شده پخش کنید. این سبب می شود تا زمان انتظار برای آنها دلنشین تر شود. همواره می گوییم سیستم تلفنی ویپ به افزایش فروش و توسعه و پیشرفت کسب و کارها کمک می کند. در صف انتظار می توانید با پخش یک فایل صوتی، مشتریان را با محصولات جدید خود آشنا کنید و یا تخفیف های محصولات خود را به اطلاع آنها برسانید و از این طریق مشتریان بیشتری جذب کنید.

صف انتظار مکالمه چه کمکی به کسب و کارها می کند ؟

صف انتظار تماس سیستم تلفنی ویپ به مدیران کسب و کارها اجازه می دهد تا نحوه توضیح تماس های تلفنی را میان اپراتورها مشخص کنند. در واقع استراتژی توزیع تماس ها توسط مدیر انتخاب می شود. یعنی شما می توانید تماس های خود را به صورت عادلانه بین کارمندان پخش کنید و یا تماس های بیشتری را به یک اپراتور اختصاص دهید. مدیران واحد های پشتیبانی و فروش به خوبی می توانند از این قابلیت برای تشویق و تنبیه کارمندان خود می توانند استفاده کنند.

اپراتورها به صورت دستی و خودکار می توانند وارد صف انتظار شده و از آن خارج شوند. این قابلیت برای سازمان هایی که چند شیف کاری دارند و هر شیف کارمندان مختلفی پاسخگوی تماس های تلفنی هستند می تواند مدیریت کارمندان را برای آنها آسان تر کند. این قابلیت سیستم تلفنی ویپ، نمونه کوچکی از یک مرکز تماس یا کال سنتر است که امکانات و قابلیت های محدودتری نسبت به مرکز تماس ویپ دارد.

در صورتی که سازمان شما دارای واحدهای متعدد بوده و هر واحد نیز به صف انتظار تماس مجزا نیاز دارد، نگران نباشید. سیستم تلفنی ویپ به شما اجازه می دهد تا به تعداد دلخواه خود، صف انتظار مکالمه ایجاد کنید و به واحدهای مختلف اختصاص دهید.

برای آشنایی با سایر امکانات و قابلیت های سیستم تلفنی ویپ و آشنایی با هزینه و نحوه راه اندازی مرکز تلفن VOIP اینجا کلیک کنید